Eventy cykliczne mają jedną ogromną zaletę. Można organizować je co roku, budować wokół nich tradycję i sprawić, że uczestnicy z niecierpliwością czekają na kolejną edycję. Jest jednak również druga strona medalu. Jeśli każdego roku wydarzenie wygląda niemal identycznie, po pewnym czasie może zabraknąć elementu zaskoczenia.
Dzień Kobiet, Andrzejki, Karnawał, Sylwester czy firmowe imprezy integracyjne często przyciągają stałą grupę uczestników. To osoby, które znają już miejsce, organizatorów, atmosferę, a czasami również atrakcje, które pojawiały się podczas poprzednich edycji. Dlatego warto zastanowić się, czy co roku naprawdę potrzebujemy dokładnie tego samego.
Nie chodzi oczywiście o to, aby za wszelką cenę rezygnować z atrakcji, która świetnie się sprawdziła. Chodzi o znalezienie odpowiedniego balansu pomiędzy tym, co sprawdzone, a tym, co nowe.
Ta sama impreza, ale niekoniecznie ta sama atrakcja
Wyobraźmy sobie lokalny Dzień Kobiet organizowany co roku w tym samym miejscu. Sala jest znajoma, termin podobny, muzyka również, a większość gości to osoby, które uczestniczyły w wydarzeniu rok wcześniej.
Jeżeli podczas poprzedniej edycji pojawił się fotobox i cieszył się dużym zainteresowaniem, naturalnym odruchem może być stwierdzenie: Skoro się sprawdziło, zróbmy dokładnie to samo.
I rzeczywiście, jest to bezpieczne rozwiązanie. Tylko czy po raz kolejny wywoła takie samo zainteresowanie?
Dla części osób oczywiście tak. Fotobox czy fotobudka mogą być świetną atrakcją niezależnie od tego, ile razy wcześniej z nich korzystaliśmy. Jednak dla innych uczestników może pojawić się myśl, że to już było. A właśnie element nowości bardzo często sprawia, że ludzie zaczynają rozmawiać o wydarzeniu jeszcze przed jego rozpoczęciem.
Jeżeli podczas poprzedniej edycji świetnie sprawdził się fotobox, warto pamiętać, że nie jest to jedyna forma atrakcji fotograficznej. O różnicach pomiędzy fotoboxem a klasyczną fotobudką pisaliśmy już szerzej w artykule Photobox vs fotobudka – co wybrać na swoją imprezę?
Goście są różni, dlatego jedna atrakcja nie zadowoli wszystkich
To jeden z najważniejszych powodów, dla których warto myśleć o różnorodności atrakcji. Każdy uczestnik imprezy ma inne zainteresowania i inne poczucie dobrej zabawy.
Jedna osoba będzie zachwycona możliwością zrobienia zdjęcia w fotoboxie, druga chętnie skorzysta z bardziej interaktywnej atrakcji, a trzecia najbardziej doceni efektowną dekorację, przy której można zrobić sobie pamiątkowe zdjęcie.
Nie istnieje atrakcja, która spodoba się absolutnie każdemu. Jeżeli podczas jednej edycji wydarzenia postawimy na fotobox, trafimy przede wszystkim do osób, które lubią zdjęcia i wspólne pozowanie. Przy kolejnej okazji możemy wybrać coś zupełnie innego i dzięki temu zainteresować osoby, które poprzednio nie znalazły dla siebie niczego szczególnie interesującego.
To właśnie dlatego rotowanie atrakcji nie oznacza obniżania jakości. Wręcz przeciwnie. Pozwala z czasem stworzyć wydarzenie, w którym różne grupy uczestników mają swoje pięć minut.
Czasami zamiast klasycznej fotobudki warto postawić na bardziej dynamiczną formę, taką jak fotobudka 360. O tym, czym różnią się te rozwiązania i które lepiej sprawdzi się podczas konkretnego wydarzenia, pisaliśmy w artykule Fotobox czy fotobudka 360 – co lepiej sprawdzi się na imprezie?
Nie każdy przychodzi na event z tego samego powodu
Atrakcja jest tylko jednym z elementów całego wydarzenia. Ludzie przychodzą na imprezy z różnych powodów. Jedni chcą przede wszystkim potańczyć, inni spotkać się ze znajomymi, jeszcze inni zrobić zdjęcia, spróbować czegoś nowego albo po prostu dobrze spędzić wieczór.
To doskonale widać podczas pracy przy obsłudze wydarzeń. Z perspektywy osoby pracującej przy imprezach można zauważyć, że uczestnicy bardzo różnie reagują na poszczególne elementy programu. Jedni od razu pojawiają się przy atrakcji i korzystają z niej przez cały wieczór. Inni przez większość imprezy nawet się nią nie interesują, ale za to angażują się w zupełnie inne momenty wydarzenia.
Atrakcja, która była hitem, nie musi pojawiać się co roku
Czasami najlepszym rozwiązaniem jest właśnie… zrobić przerwę.
Jeżeli konkretna atrakcja sprawdziła się znakomicie, nie oznacza to, że trzeba rezerwować ją automatycznie na każdą kolejną edycję. Paradoksalnie pozostawienie jej na jakiś czas może sprawić, że jej powrót po dwóch czy trzech latach ponownie będzie dużym wydarzeniem.
Wyobraźmy sobie, że podczas Dnia Kobiet w 2025 roku uczestnicy mogli korzystać z fotoboxa. W 2026 roku organizator wybiera inną atrakcję, a fotobox wraca dopiero w 2027 roku. Dla osób, które były na wszystkich trzech wydarzeniach, nie jest to znowu to samo. Jest to powrót atrakcji, którą dobrze wspominają.
To trochę jak z repertuarem muzycznym. Nawet najlepszy utwór może stracić swój efekt, jeśli słyszymy go w kółko. Czasami wystarczy zrobić miejsce na coś nowego, żeby po pewnym czasie ponownie docenić to, co sprawdziło się wcześniej.
Warto myśleć o atrakcjach jak o rotacji, a nie jednorazowym wyborze
Organizatorzy wydarzeń cyklicznych mogą spojrzeć na swoją ofertę atrakcji trochę szerzej. Zamiast przed każdą imprezą zastanawiać się wyłącznie nad tym, co wynająć?, warto pomyśleć: co pokazaliśmy naszym gościom w ostatnich latach i czego jeszcze nie mieli okazji zobaczyć?
Podczas jednego wydarzenia może pojawić się fotobox, podczas kolejnego efektowna ścianka do zdjęć, a przy następnej edycji zupełnie inna atrakcja angażująca uczestników.
Nie trzeba przy tym za każdym razem wymyślać całej imprezy od początku. Muzyka, miejsce, prowadzący czy charakter wydarzenia mogą pozostać takie same. Czasami wystarczy zmienić jeden lub dwa elementy, aby uczestnicy poczuli, że tegoroczna edycja jest czymś nowym.
W Event Island mieliśmy okazję obserwować to również podczas własnych realizacji. Jednego wydarzenia nie trzeba przecież opierać na jednym rodzaju atrakcji. Raz może być to fotobox, innym razem efektowna strefa zdjęciowa czy podświetlana dekoracja, która całkowicie zmienia charakter przestrzeni.
Zobacz nasze realizacje:
[link do artykułu o skrzydłach 3D]
[link do artykułu o podświetlanych gołębiach]
[link do artykułu o fotoboxie na Dniu Seniora]
Nowość działa również przed rozpoczęciem imprezy
Dobra atrakcja może zacząć działać marketingowo jeszcze zanim pojawią się pierwsi goście.
Jeżeli organizator co roku publikuje informację o wydarzeniu, a wraz z nią pokazuje nową atrakcję, od razu pojawia się element ciekawości. Co będzie w tym roku?
To bardzo proste pytanie, ale właśnie ono może zwiększyć zainteresowanie wydarzeniem. Zamiast komunikatu, że jak co roku czeka na Was ta sama atrakcja, można pokazać coś nowego i zbudować wokół tego małą zapowiedź. Zdjęcie, krótka rolka, fragment dekoracji czy informacja o niespodziance mogą sprawić, że uczestnicy zaczną o tym rozmawiać jeszcze przed imprezą.
A przecież właśnie o to chodzi w promocji wydarzenia. Nie tylko poinformować, że się odbędzie, ale również sprawić, żeby ludzie chcieli zobaczyć, co przygotowano tym razem.
Dobrym przykładem są nasze skrzydła 3D, które podczas Andrzejek stworzyły charakterystyczną strefę fotograficzną i jednocześnie stały się jednym z elementów wyróżniających wydarzenie. Pisaliśmy o tej realizacji szerzej w artykule Andrzejki 2025 i skrzydlata strefa foto.
Nie zmieniajmy wszystkiego tylko dlatego, że pojawił się nowy trend
Jest jednak jedna rzecz, o której warto pamiętać. Zmiana atrakcji nie powinna oznaczać bezmyślnego podążania za każdą nowinką. To, że coś jest modne, nie oznacza automatycznie, że będzie pasowało do konkretnego wydarzenia.
Jeżeli organizator wie, że jego goście uwielbiają fotobox, a poprzednia edycja pokazała, że korzystali z niego przez cały wieczór, nie ma powodu rezygnować z niego tylko po to, żeby było inaczej.
Warto słuchać swoich uczestników. Można zapytać ich w ankiecie, przeanalizować zainteresowanie podczas poprzednich wydarzeń albo po prostu obserwować, z czego faktycznie korzystają.
Czasami najlepszą decyzją będzie zmiana atrakcji, a czasami pozostawienie sprawdzonego rozwiązania i dodanie do niego czegoś nowego.
Tradycja i element zaskoczenia – najlepsze połączenie
Najlepsze wydarzenia często łączą dwie rzeczy, które pozornie trudno ze sobą połączyć: przewidywalność i niespodziankę.
Uczestnicy powinni wiedzieć, czego mogą spodziewać się po wydarzeniu. Charakterystyczny termin, miejsce, muzyka, atmosfera czy sposób organizacji mogą stać się jego znakiem rozpoznawczym.
Jednocześnie warto pozostawić przestrzeń na coś, czego jeszcze nie było.
To właśnie wtedy powstaje wydarzenie, na które ludzie chcą wracać. Wiedzą, że będzie dobra zabawa, ale jednocześnie nie wiedzą dokładnie, co organizator przygotował tym razem.
Dobrym przykładem może być również wydarzenie z okazji Dnia Seniora, podczas którego fotobox został wykorzystany w zupełnie innym kontekście niż podczas wesel czy imprez młodzieżowych. Ta sama atrakcja może przecież wyglądać i działać zupełnie inaczej w zależności od grupy odbiorców.
Podsumowanie
Eventy cykliczne mają ogromny potencjał, ale wymagają również świeżego spojrzenia. Jeżeli co roku organizujemy Dzień Kobiet, Andrzejki, Karnawał czy inną imprezę dla tej samej grupy osób, warto pamiętać, że uczestnicy również chcą być czymś zaskoczeni.
Zmiana atrakcji pozwala dotrzeć do różnych grup gości, uniknąć monotonii, wzbudzić ciekawość przed wydarzeniem i sprawić, że kolejne edycje będą miały własny charakter.
Nie oznacza to jednak, że wszystko trzeba zmieniać za wszelką cenę. Czasami warto wrócić do atrakcji, która była hitem kilka lat wcześniej. Innym razem lepiej postawić na zupełną nowość.
Bo w organizacji eventów nie zawsze chodzi o to, żeby było więcej.
Czasami wystarczy, żeby było inaczej, ciekawie i z pomysłem.
